Тайм менеджмент: как все успевать, 7 главных принципов управления временем + ТОП-5 лучших книг
Жизнь современного человека летит на космических скоростях, поэтому вопрос управления временем интересует многих. В век технического прогресса хочется многого: много зарабатывать, много отдыхать, как можно больше времени проводить с семьей, найти время и для хобби. Но в сутках всего 24 часа и как вместить в них все, что запланировано? На самом деле, все возможно! Но это не значит, что нужно меньше спать или больше работать. Главное – придерживаться основных принципов тайм-менеджмента.
Немного теории
В переводе с английского термин «Time Management» означает «управление временем». Казалось бы, разве можно управлять своим временем? Да, вы не можете повернуть его вспять или ускорить наступление каких-то событий. Но вы можете использовать свое настоящее время, которым вы обладаете на данный момент, с максимальной продуктивностью.
Замечали ли вы, что люди, которые умеют распоряжаться своим временем, кажутся счастливее, успешнее, они живут полной жизнью, не отказывают себе в удовольствиях, но при этом делают тот же объем работы и даже больше, как и остальные. Как им это удается?
Весь секрет в некоторых принципах, которым важно следовать каждому.
7 основных правил тайм-менеджмента
Вам не терпится узнать, что же это за волшебные принципы, усвоив которые, вы, наконец, заживете полной жизнью? Ниже вы можете подробно ознакомиться с ними.
- Планирование действий
У вас всегда должен быть четкий план действий, которому вы будете следовать в течение всего дня. Составлять его лучше накануне вечером и желательно не откланяться от него, за исключением форс-мажорных обстоятельств.
Не будем лукавить, большинство из нас много времени тратит на совершенно лишние вещи: социальные сети, сериалы, болтовня с друзьями по телефону, компьютерные игры… Все эти занятия называют «убийцами времени». И правда, они пожирают те полезные часы и минуты, которые вы могли бы потратить с куда большей пользой:
- Поработать дополнительный час и заработать еще больше денег
- Провести больше времени с ребенком, обсудить с ним его проблемы
- Побыть наедине со второй половинкой
- Прочитать полезную книгу, посмотреть обучающий семинар, начать изучать иностранный язык.
Да, нелегко сразу взять и отказаться от пагубных привычек. Но если вы действительно заинтересованы в том, чтобы правильно использовать свое время и больше успевать, это необходимо.
Вот еще важные принципы планирования:
- Записывайте все цели на бумаге. Если ваших планов нигде нет, значит, их не существует
- Заранее составляйте график
- Делите крупные задачи. Если какие-то действия слишком масштабные, разделите их на несколько более мелких поручений. Так, вы поэтапно выполните одно большое дело.
- Возьмите за правило планировать предстоящий день. Пусть это будет ежедневный ритуал перед сном.
- Оставляйте немного времени на непредвиденные обстоятельства.
- Обозначение цели
Невозможно правильное расходование времени без мотивации. У вас должна быть ясная и четкая цель, можно даже несколько. Так вам проще будет двигаться вперед и отказаться от «убийц времени» в пользу более важных и приятных занятий.
Например, вы хотите съездить отдохнуть. В таком случае это должна быть ваша самая крупная цель на сегодняшний день, при этом необходимо четко сформировать план, следуя которому, вы ее добьетесь. Например:
- Отказаться от вечернего сериала в пользу небольшой подработки
- Бросить курить/употреблять сладкое, а сэкономленные деньги складывать в копилку
- Стремиться продемонстрировать на работе свои лучшие качества, чтобы начальство заметило вас и повысило (а где повышение, там и увеличение зарплаты)
- И так далее.
- Фиксирование графика
О том, что важно письменно зафиксировать план, мы говорили выше. Теперь же обсудим, каким образом это лучше сделать. Существуют определенные инструменты, которые доказали свою результативность. Поэтому вам не нужно ничего придумывать. Одним из таких механизмов является «диаграмма Ганта». Что это такое?
Вот так она выглядит на рисунке:
То есть, вашу главную цель необходимо разбить на несколько этапов и распределить их в течение определенного отрезка времени. Нет нужды говорить, что сроки нарушать ни в коем случае нельзя.
Если в вашей цели имеются и другие участники, диаграмма Ганта поможет им лучше представить весь процесс и не отклоняться от графика.
- Расстановка приоритетов
Одна большая цель – это конечно хорошо. Но ежедневно мы преследуем и более мелкие цели, решаем другие, пусть и менее важные, но также необходимые задачи. И здесь следует научиться расставлять приоритеты, чтобы не разрываться на части и не откладывать дела большей важности в пользу менее весомых вопросов.
Разделите все текущие дела на 4 типа:
А – самое важное
Б – меньшей важности
В – может подождать
Г – можно сегодня вовсе не выполнять.
Сначала необходимо решить все задачи из пункта «А». Они, как правило, более сложные, ответственные, менее интересные. Но выполнять их нужно в первую очередь, как бы вам не хотелось отложить их на потом!
Такой подход хорошо продемонстрирован в книге Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!». Под лягушкой подразумеваются как раз те самые неприятные, но важные дела из пункта «А». Съев эту «лягушку» в первую очередь, вы освободите весь остаток дня для решения менее важных и более приятных дел. И, конечно, будете чрезвычайно горды собой.
Еще один действенный инструмент – закон Парето. Он звучит так: «20% наших усилий дает нам 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата».
То есть вашей задачей станет выявить те 20% самых нужных задач, которые и дают наиболее важные результаты.
- Концентрация на главном
Время – единственный невосполнимый ресурс. Вы можете пойти и спустить всю зарплату, а через месяц снова ее заработать. Но вы не в состоянии вернуть даже секунду прожитого времени.
Всегда концентрируйтесь только на главном, не отвлекайтесь на посторонние дела. Как только разберетесь с самым важным, можно переключить внимание, расслабиться. Такой подход позволит вам в будущем не жалеть об упущенных возможностях, всегда добиваться поставленных целей и научиться правильно распределять задачи по степени важности.
Пример: во время работы отключите все мессенджеры, не заглядывайте даже на секунду в социальные сети, не снимайте трубку, если, конечно, вам не звонят по срочным деловым вопросам. Сначала это будет нелегко, появится ощущение напряжения. Но очень скоро такой подход войдет в привычку.
В результате вы удивитесь, как быстро вам теперь удается выполнять те дела, на которые ранее уходили часы и даже дни.
- Анализ
Время от времени оглядывайтесь назад, чтобы сделать выводы о том, правильно ли вы управляете своим временем. Если видите ошибки, учтите их на будущее.
Обязательно разбирайте ситуации, где происходили максимальные временные потери. Будьте честны перед собой.
Вы можете придумывать свои принципы управления временем. Главное – чтобы они были эффективны именно для вас.
- Отдых
Очень важно уметь отдыхать даже в сумасшедшем рабочем ритме. В противном случае происходит выгорание, концентрация внимания снижается, работа идет на спад, а результат вы получите далеко не тот, который ожидаете.
Ни в коем случае нельзя отказываться от полноценного сна, общения с семьей, друзьями. Качественный отдых увеличивает работоспособность, поднимает настроение и побуждает брать новые вершины.
Обзор популярных книг по тайм-менеджменту
А теперь предлагаем вашему вниманию ТОП-5 лучших книг по управлению временем:
- Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Глеб Архангельский
- Тайм-менеджмент по помидору: Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут. Штаффан Нётерберг
- Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности. Брайан Трейси
- Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. Дэвид Аллен
- Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
Все вышеперечисленные правила должны войти у вас в привычку. Первое время будет нелегко. Но помните: привычка формируется в течение 21 дня. Желаем вам добиться максимальных результатов и научиться управлять своим временем!
Понравилась статья? Делитесь своими мыслями и опытом в комментариях!
Подписывайтесь на нашу рассылку, и вы всегда будете в курсе новых идей и советов из области малого бизнеса.
